Guide de migration
Vos vingt ans de dossiers ont déjà une place.
La reprise de l’existant verse votre serveur de fichiers dans Chartrium en conservant ce qui fait foi — arborescence, dates, noms — sans jamais toucher aux fichiers eux-mêmes. Le devis se fait sur un échantillon réel, pas sur une grille.
Ce que devient votre serveur
- Les fichiersConservé
- L’arborescenceConservé
- Les datesConservé
- Les noms de fichiersConservé
- Les doublonsSignalé
- Le texte des scansProduit
- Les champs (parties, dates, montants)Produit
Ce que « reprendre l’existant » veut dire
Vos vingt ans de dossiers ne sont pas un obstacle, ils sont le premier chantier. La reprise verse votre serveur de fichiers dans Chartrium en conservant ce qui fait foi — l’arborescence, les dates, les noms — puis laisse la machine lire, indexer et proposer. Rien n’est renommé, rien n’est déplacé sans vous.
La reprise est un import, pas une conversion : vos fichiers restent dans leur format d’origine, octet pour octet — l’empreinte calculée à l’arrivée en atteste. Ce qui s’ajoute (texte reconnu, champs extraits, propositions de classement) vient à côté du fichier, jamais dedans.
Ce qui est conservé, ce qui est produit
- Les fichiers
- Conservés à l’identique — empreinte calculée à l’arrivée, jamais recalculée.
- L’arborescence
- Conservée et devenue navigable — elle sert aussi d’indice au classement.
- Les dates
- Conservées : la date du fichier reste la sienne, la date de reprise est tracée à part.
- Les noms de fichiers
- Conservés. La recherche ne dépend plus d’eux, mais ils restent.
- Les doublons
- Détectés par empreinte et signalés — jamais supprimés d’office.
- Le texte des scans
- Produit — reconnaissance optique sur tout PDF numérisé.
- Les champs (parties, dates, montants)
- Produits, avec leur degré de certitude, à valider comme le reste.
Le déroulé
- L’échantillon
Vous nous confiez un échantillon réel — un millier de documents typiques. Le devis est établi dessus, pas sur une grille : c’est lui qui dit le taux de reconnaissance réel sur vos documents.
- La reprise à blanc
L’intégralité est versée dans un espace de test. Vous vérifiez l’arborescence, la recherche, quelques dossiers sensibles. Rien n’est encore engagé.
- La bascule
La reprise réelle, généralement sur un week-end. Votre serveur de fichiers n’est pas touché : il devient votre copie de sûreté le temps que vous décidiez de son sort.
- La validation au fil de l’eau
Les propositions de classement se valident ensuite au rythme du cabinet — les documents sont consultables et cherchables dès la bascule, sans attendre.
Et en host-blind ?
Host-blind : pas encore démontré. Aujourd’hui, nous ne pouvons pas vous garantir que nos équipes n’ont aucun moyen technique de lire vos documents. Une reprise de vos archives où rien ne passerait en clair par nos serveurs reste à construire et à prouver.
Ordres de grandeur
Un serveur de 100 000 documents (200 Go) se verse en un à deux jours ; la lecture et l’indexation suivent en tâche de fond, quelques jours de plus selon la proportion de scans. Le cabinet travaille normalement pendant ce temps. Ce sont des ordres de grandeur, pas des engagements : le devis, établi sur votre échantillon, porte les chiffres qui vous concernent.
Et si vous repartez ?
La reprise n’est pas un enfermement : l’export restitue la même arborescence, les mêmes fichiers, les mêmes dates — plus ce qui a été produit entre-temps. La porte d’entrée et la porte de sortie sont la même porte.
Commencez par l’échantillon.
Mille documents typiques suffisent à mesurer ce que la reprise donnera sur les vôtres — et à chiffrer le reste honnêtement.