Conditions générales de vente et d’utilisation

Article 1 — Objet

Les présentes conditions régissent la fourniture par Chartrium SAS, RCS Paris PLACEHOLDER — SIREN, du service de gestion documentaire Chartrium, accessible en ligne, ainsi que des prestations associées.

Le service s’adresse exclusivement aux professionnels agissant dans le cadre de leur activité. Les dispositions du code de la consommation relatives aux contrats conclus avec des consommateurs ne s’appliquent pas, à l’exception de celles auxquelles nous nous soumettons volontairement et qui sont signalées comme telles.

Article 2 — Définitions

Client

La personne morale qui souscrit au service.

Utilisateur

Toute personne physique à qui le Client ouvre un accès nominatif. Un utilisateur correspond à un poste facturé.

Contenu Client

Les documents déposés dans le service, leurs métadonnées et l’arborescence qui les organise.

Instance dédiée

Un déploiement isolé du service dans le périmètre du Client, exploité par Chartrium sans accès au Contenu Client.

Traitement automatique

La lecture, la reconnaissance et l’indexation d’un document par le moteur, facturées à la page.

Article 3 — Documents contractuels

Le contrat est formé, par ordre de préséance décroissant, par : le bon de commande ou les conditions particulières signés ; l’accord de sous-traitance au sens de l’article 28 du RGPD ; les présentes conditions générales ; la documentation du service.

En cas de contradiction, le document de rang supérieur prévaut, et uniquement sur le point en cause.

Article 4 — Souscription et comptes

La souscription s’effectue en ligne ou par bon de commande. Le Client garantit l’exactitude des informations fournies et l’habilitation du signataire.

Un essai gratuit de quatorze jours est ouvert sans engagement ni moyen de paiement. À son terme, le compte bascule en lecture seule ; aucun prélèvement n’intervient sans souscription expresse.

Le Client est responsable de la confidentialité des identifiants de ses utilisateurs et de la gestion de leurs droits. Il informe Chartrium sans délai de toute utilisation non autorisée qu’il constate.

Article 5 — Durée, reconduction, résiliation

L’abonnement est souscrit soit au mois, reconductible tacitement de mois en mois, soit pour une durée d’un an, reconductible tacitement par périodes d’un an.

Nous informons le Client de la reconduction annuelle soixante jours avant l’échéance, par courriel aux administrateurs de son organisation. Cette obligation n’est pas légalement due entre professionnels : nous nous l’imposons parce qu’une reconduction silencieuse est une mauvaise pratique.

La résiliation s’effectue depuis la console, sans motif ni formalité. Elle prend effet au terme de la période en cours. Les sommes déjà réglées pour la période en cours ne sont pas remboursées, à l’exception du cas prévu à l’article 19.

Article 6 — Prix

Les prix figurent sur la page tarifs et s’entendent hors taxes. Ils se décomposent en : un abonnement par utilisateur et par mois ; le cas échéant, un forfait d’instance dédiée ; les traitements automatiques facturés au réel ; les options souscrites.

Les traitements automatiques sont refacturés à 70 % du coût constaté par Chartrium, le solde restant à notre charge. Chaque facture indique le nombre de pages traitées, le coût constaté et le montant refacturé.

Les prix peuvent être révisés une fois par an au plus, avec un préavis de quatre-vingt-dix jours. Une révision supérieure à l’inflation constatée ouvre au Client un droit de résiliation sans pénalité, à exercer avant la prise d’effet, avec remboursement au prorata.

Article 7 — Facturation et paiement

La facturation est mensuelle et intervient à terme échu. Le paiement s’effectue par prélèvement SEPA ; le virement à trente jours est admis à partir de l’engagement annuel.

Les factures sont émises au format électronique et déposées dans la console. Le Client accepte ce mode de transmission. La facturation électronique au format Factur-X sera mise en œuvre selon le calendrier légal applicable.

Aucun escompte n’est accordé pour paiement anticipé.

Article 8 — Retard de paiement

Tout retard entraîne de plein droit, dès le jour suivant l’échéance et sans rappel préalable, des pénalités calculées au taux appliqué par la Banque centrale européenne à son opération de refinancement la plus récente majoré de dix points de pourcentage, ainsi qu’une indemnité forfaitaire de recouvrement de 40 € (articles L. 441-10 et D. 441-5 du code de commerce). Une indemnisation complémentaire peut être réclamée sur justificatifs.

À défaut de règlement quinze jours après une mise en demeure restée sans effet, l’accès en écriture peut être suspendu. La suspension ne porte jamais atteinte à la faculté d’exporter : le Contenu Client demeure accessible en lecture et exportable pendant toute la durée de la suspension.

Article 9 — Propriété du Contenu Client

Le Contenu Client demeure la propriété exclusive du Client. Chartrium n’acquiert aucun droit sur lui.

Le Client concède à Chartrium une licence strictement limitée à l’hébergement, au traitement et à la restitution du Contenu, pour la durée du contrat et pour les seuls besoins de l’exécution du service.

Chartrium s’interdit expressément d’exploiter le Contenu Client à quelque autre fin que ce soit, et en particulier de l’utiliser pour entraîner, affiner ou évaluer un modèle d’apprentissage automatique, que ce soit pour son propre compte ou celui d’un tiers.

Article 10 — Obligations du Client

Le Client s’engage à utiliser le service conformément à la loi, à ne pas y déposer de contenu manifestement illicite, et à disposer des droits nécessaires sur les documents qu’il dépose.

Il lui appartient de définir les durées de rétention applicables à ses dossiers, les droits d’accès de ses utilisateurs et les destinataires de ses partages. Chartrium fournit les moyens ; le Client décide de leur usage.

Le service n’est pas conçu pour héberger des données de santé au sens de la réglementation applicable, ni des données classifiées.

Article 11 — Disponibilité et maintenance

Chartrium met en œuvre les moyens raisonnables pour assurer la continuité du service, sans engagement de disponibilité chiffré à ce jour. La disponibilité réelle et l’historique des incidents sont publiés en accès libre sur la page « état des services ».

Les interventions programmées sont annoncées au moins soixante-douze heures à l’avance et conduites en dehors des heures ouvrées françaises. Sur instance dédiée, les fenêtres sont convenues avec le Client.

Une intervention d’urgence rendue nécessaire par une faille de sécurité peut être conduite sans préavis ; le Client en est informé sans délai.

Article 12 — Assistance

L’assistance est fournie par courriel en français, les jours ouvrés. Le délai de première réponse visé est d’un jour ouvré, quelle que soit l’offre souscrite.

Sur les offres dédiées, aucune intervention impliquant l’accès au Contenu Client n’est possible sans autorisation préalable et expresse d’un administrateur du Client, accordée au cas par cas et pour une durée maximale de deux heures. Toute consultation effectuée pendant cette fenêtre est inscrite au journal d’audit du Client.

Article 13 — Confidentialité

Chaque partie s’engage à ne pas divulguer les informations confidentielles de l’autre, pendant la durée du contrat et cinq ans après son terme.

Chartrium reconnaît que le Contenu Client peut relever du secret professionnel et que sa divulgation exposerait le Client à une responsabilité pénale. Le personnel de Chartrium est tenu à une obligation de discrétion contractuelle sur tout élément dont il pourrait avoir connaissance.

Article 14 — Données personnelles

Pour le Contenu Client, Chartrium agit en qualité de sous-traitant au sens de l’article 28 du RGPD et n’intervient que sur instruction documentée du Client. Un accord de sous-traitance est conclu à l’ouverture du compte et fait partie intégrante du contrat.

Pour les données de compte, de facturation et de journalisation technique, Chartrium agit en qualité de responsable de traitement. La politique de confidentialité en précise les finalités, bases légales et durées.

La liste des sous-traitants ultérieurs est publiée et tenue à jour. Tout changement est notifié trente jours avant sa prise d’effet et ouvre un droit d’opposition motivé.

Article 15 — Sécurité et incidents

Chartrium met en œuvre les mesures décrites sur la page sécurité, qui font partie du contrat.

En cas de violation de données à caractère personnel, Chartrium informe le Client sans délai injustifié après en avoir pris connaissance, avec la nature de la violation, les catégories et le volume approximatif de données concernées, les conséquences probables et les mesures prises. Le Client conserve la charge de la notification à l’autorité de contrôle lorsqu’elle lui incombe.

Article 16 — Réversibilité

Le Client peut exporter à tout moment, y compris pendant l’essai et pendant une suspension pour impayé, l’intégralité du Contenu Client : documents dans leur format d’origine, arborescence, métadonnées en formats ouverts, et journal d’audit avec ses empreintes.

Cette faculté est une fonction du service, exercée sans intervention de Chartrium et sans frais.

À l’issue du contrat, le Contenu demeure exportable pendant quatre-vingt-dix jours. Il est ensuite détruit, y compris dans les sauvegardes selon leur cycle de rotation, et un certificat de destruction est adressé au Client.

Article 17 — Responsabilité

Chartrium est tenue d’une obligation de moyens.

Sa responsabilité contractuelle, toutes causes confondues, est limitée aux dommages directs et plafonnée au montant hors taxes effectivement réglé par le Client au cours des douze mois précédant le fait générateur.

Ce plafond ne s’applique pas en cas de faute lourde ou dolosive, d’atteinte aux personnes, ni de manquement à l’obligation de confidentialité de l’article 13.

Le Client demeure responsable de la conservation d’une copie de ses documents chez lui s’il l’estime nécessaire ; la faculté d’export de l’article 16 lui en donne les moyens à tout instant.

Article 18 — Force majeure

Aucune partie n’est responsable d’un manquement dû à un événement de force majeure au sens de l’article 1218 du code civil. Si l’empêchement se prolonge au-delà de trente jours, chaque partie peut résilier de plein droit par lettre recommandée, sans indemnité.

La défaillance d’un sous-traitant n’est un cas de force majeure que si elle en réunit elle-même les caractères.

Article 19 — Sous-traitance et cession

Chartrium peut recourir à des sous-traitants dans les conditions de l’article 14. Elle demeure responsable de leur exécution.

Le contrat ne peut être cédé par l’une des parties sans l’accord écrit de l’autre, qui ne peut être refusé sans motif légitime. Par exception, il peut être cédé sans accord préalable à une société du même groupe ou dans le cadre d’une opération de restructuration, à charge d’en informer l’autre partie.

En cas de changement de contrôle de Chartrium, le Client qui l’estime incompatible avec ses obligations de confidentialité peut résilier sans pénalité dans les soixante jours suivant la notification, avec remboursement au prorata de la période payée d’avance.

Article 20 — Références commerciales

Chartrium ne cite aucun client, ne reproduit aucun logo et ne publie aucun témoignage sans accord écrit préalable et spécifique. Cet accord est révocable à tout moment, sans motif, et la référence est retirée sous quinze jours.

Aucune clause de référencement tacite n’est stipulée : le silence du Client ne vaut pas autorisation.

Article 21 — Modification des conditions

Chartrium peut modifier les présentes conditions. Toute modification substantielle est notifiée aux administrateurs du Client trente jours avant sa prise d’effet.

Le Client qui refuse la modification peut résilier sans pénalité avant la prise d’effet, avec remboursement au prorata. À défaut de résiliation, la nouvelle version s’applique à compter de sa date d’effet.

Les versions successives sont archivées et communiquées sur simple demande.

Article 22 — Droit applicable et juridiction

Le contrat est soumis au droit français.

Les parties s’efforcent de résoudre amiablement tout différend. À défaut d’accord dans les trente jours suivant la première réclamation écrite, le litige relève de la compétence exclusive des tribunaux de Paris, y compris en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie.